הסביבה העסקית של היום הופכת תחרותית יותר בכל יום, וכל טכניקה שמייעלת את ניהול העסק תורמת להצלחתו. ניהול הוצאות אחראי ויעיל הוא פרט חיוני לשמירה על רווחיות, ויוצר בסיס המאפשר הצלחה ארוכת טווח. אחת הדרכים לניהול נכון היא הפחתת עלויות תפעול, ואל תתבלבלו, זה לא מחייב קיצוצים או חלילה פשרה על איכות, אלא אימוץ אסטרטגיות חכמות לייעול משאבים ושיפור הפרודוקטיביות של כל הגורמים בעסק.
אספנו מספר רעיונות מעשיים עבור עסקים המעוניינים לקצץ בהוצאות מבלי לפגוע ברמת הביצועים. אז בין אם אתם בעלי חברת סטארטאפ קטנה או ארגון מבוסס, האסטרטגיות הללו יכולות לעזור לכם למקסם את המשאבים הפיננסיים של החברה, תוך שמירה על יתרון תחרותי.
אז בואו נצא לדרך!
#1 אוטומציה
ניתן ליישם אוטומציה בעסק במגוון רחב של תחומים, וכל עסק על פי תחומו והתמחותו יכול להתייעל בצורה מאוד משמעותית בשימוש בה. ניתן להשתמש באוטומציה פשוטה עד מורכבת בתהליכים כמו הזנת נתונים, תכנון שיווקי חודשי של תוכן וקמפיינים, שירות לקוחות ראשוני עם צ'אטבוט עד להעברה לנציג אנושי, עזרה בפיתוח תוכנות, ביצוע משימות מורכבות במפעלים ועוד ועוד.
על ידי אוטומציה של משימות שגרתיות שחוזרות על עצמן, אתם יכולים להפחית משימות עבור העובדים ולאפשר להם להתמקד במשימות בהן הגורם האנושי חשוב, וכך להעלות את הפרודוקטיביות הכוללת.
אוטומציה מפחיתה את הסבירות לטעות אנוש, משפרת את הדיוק והעקביות בפעילות העסק, וכמובן יכולה לחסוך לכם בעלויות היקרות של יותר עובדים.
מיקור חוץ
אם אתם מוכנים לנסות להאציל משימות היקפיות לחברות שנותנות שירותי מיקור חוץ, אתם יכולים לחסוך נתח משמעותי בתקציב. משירותי חשבות שכר וחשבונאות, ועד תמיכת לקוחות ושירותי IT, אתם יכולים ליהנות מהעבודה עם אנשי מקצוע מומחים, ללא העלויות של העסקת צוות במשרה מלאה. זה לא רק יפחית את עלויות התפעול, אלא גם ישפר את איכות השירות, ויפנה אתכם להתרכז בהטמעת תהליכים המניעים צמיחה וחדשנות בחברה שלכם.
רענון חוזים קיימים
כולנו יודעים שכשסוגרים חוזה, כל צד מנסה להשיג את המירב, זה טבעי. אבל הזמן מלמד אותנו מה היתרונות של שני הצדדים בעסקה בפועל, ואם הצד שלכם בחוזה מאוד משתלם לצד השני, יש מקום לפתוח את החוזה ולנהל משא ומתן מחודש. פעולה זו תאפשר לכם להשיג תנאים טובים יותר כמו מחירים נמוכים יותר, תנאי תשלום נוחים יותר או שירותים נוספים ללא עלות נוספת. זוהי גישה פרואקטיבית שתבטיח שהעסק שלכם לא משלם יותר מדי עבור סחורות ושירותים, ותגרום לכם לקבל את תנאי השוק הטובים ביותר.
רענון חוזים קיימים זוהי טכניקה מוכרת בשוק, שגורמת לחסכון גדול או למיקסום הכנסות החברה, ללא גיוס לקוחות חדשים, היא מובילה לחיסכון משמעותי בעלויות ולשותפויות מועילות יותר.
פגישות אונליין
היום כולנו יודעים שלשיחות וידאו יש יתרונות רבים על פני פגישות אמיתיות, אפילו אם כל הצדדים נמצאים באותה מדינה. הכניסו לעסק שלכם תרבות של פגישות וידאו, וצמצמו את ההוצאות הרבות והזמן היקר שדורשות נסיעות עסקים. בתקציב של הדלק, הארוחות, ועוד, תוכלו להשתמש בדרכים טובות יותר, כמו תגמול העובדים על ביצועיהם.
עבודה מרחוק
על ידי מתן אפשרות לעובדים לעבוד מהבית או ממקומות מרוחקים אחרים, אתם יכולים לחסוך בהוצאות תקורה כמו שטחי משרד, שירותים וציוד משרדי. אפשרות זו גם תאפשר לכם להרחיב את מאגר הכישרונות שתוכלו לגייס, שכן אין יותר את המגבלה להעסיק עובדים במקומות גיאוגרפיים ספציפיים.
בנוסף, מחקרים הראו שעובדים מרחוק הם לרוב פרודוקטיביים יותר ובעלי שביעות רצון גבוהה יותר בעבודה, מה שעלול להוביל לשיעורי תחלופה נמוכים יותר, לריווחיות גבוהה יותר ולהפחתת עלויות בעסק.
תן וקח – ברטרים עם עסקים אחרים
עסקאות חליפין עם עסקים אחרים היא אסטרטגיה ותיקה ויעילה לרכישת סחורות ושירותים ללא הוצאה כספית ישירה, והיא בעלת השפעה על חסכון בהוצאות נלוות. לדוגמה, אתם יכולים להציע שטח פרסום באתר האינטרנט של החברה, בתמורה לשיווק מקצועי וכך לחסוך ריטיינר יקר, או להשתמש בשירותי עיצוב גרפי ולספק בתמורה הגנה משפטית.
שיטה זו מסייעת לכל הצדדים לחסוך בהוצאות, ומטפחת קשרים קהילתיים ועסקיים חזקים.
מעקב אחר ההוצאות
זה נשמע בסיסי, אבל מעקב מסודר וקבוע אחר ההוצאות, הוא דרך ניהולית חשובה לכל עסק, והיא תורמת להפחתת העלויות. גם אם יש לכם מי שאחראי על ניהול כספים, מומלץ לנהל מעקב צמוד על הוצאות החברה. פעולה זו תאפשר לכם לזהות הוצאות מיותרות ומקומות לחיסכון פוטנציאלי.
תוכלו להיעזר בתוכנות המפשטות את תהליך מעקב ההוצאות, ומציעות מגוון פונקציות לניהול חכם. אפליקציות פופולריות כמו: Morning (של חשבונית ירוקה), ezcount ,Monday ,WellyBox ,iCount ,BiziBox, סנזיי, ריווחית, ועוד, יכולות להקל עליכם בדרכים רבות – החל ברישום הוצאות בסיסי ועד לניתוח פיננסי מתקדם.
כך יהיה לכם פיקוח יסודי על הפעילות הפיננסית של העסק, תהיה לכם שליטה טובה יותר, ותוכלו לקבל החלטות מושכלת יותר בנוגע לניהול התקציב.
סיכום
להיות בעל עסק, זה עסק לא פשוט!
אחד הדברים הכי חשובים שיסייעו לכם ליהנות מהעמדה הזו, היא שליטה בתקציב. העובדה שאם מצמצמים בהוצאות, בעצם מעלים את הרווחים, הפכה לגישה פופולרית שמיושמת בעסקים רבים, קטנים כגדולים, בישראל ובעולם.
בעזרת הטכניקות שהצענו תוכלו לחסוך בזמן היקר שלכם ושל העובדים, לנהל את ההוצאות בצורה חכמה ונכונה יותר, לשפר את המצב הפיננסי של החברה באופן קבוע ולעבוד פחות קשה.
המטרה של כל בעל עסק היא להשיג יציבות המאפשרת צמיחה, ומצב פיננסי בריא של העסק הוא הבסיס שממנו אפשר בביטחה לפרוש כנפיים ולעוף עד להשגת היעדים הכי גבוהים שלכם.
שיהיה המון בהצלחה!
